5 bonnes raisons de passer à la signature électronique

La digitalisation de l’entreprise est un travail en cours, certes déjà bien avancé. Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises numérisent la totalité (ou presque) de leurs documents. Néanmoins, la signature est un passage obligatoire pour en attester la conformité et il devient laborieux de mêler la signature manuscrite aux documents numérisés. Voici donc 5 raisons pour lesquelles vous devriez passer au plus vite à la signature électronique.

La signature électronique a une valeur légale

Depuis le règlement eIDAS voté par la Parlement Européen en 2014, la signature électronique a acquis la même valeur légale que la signature manuscrite. La législation la définit d’ailleurs comme « l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lin avec l’acte auquel elle s’attache » (art. 1367 du code Civil). Il n’existe donc aucun obstacle juridique au remplacement de la signature manuscrite par le procédé électronique.

Il s’agit d’une technique plus fiable

La signature électronique, contrairement à son homologue manuscrit, n’est pas visuelle ; elle produit une information binaire correspondant à un nombre ou une suite de nombres. Aussi nommée signature cryptographique, elle sera liée au fichier ciblé ainsi qu’à la personne signataire. Ainsi, la signature électronique permet d’identifier :

• l’identité du signataire,
• la date de la signature,
• la non-répudiation, par le signataire, du document signé,
• l’intégrité du document, c’est-à-dire l’absence de toute modification ultérieure à la signature

Elle permet d’accélérer les transactions

Terminées, les longues étapes de jonglage pour signer des documents numérisés :  imprimer, signer de façon manuscrite, scanner, renvoyer par mail… Avec la signature électronique et les solutions de dématérialisation des documents, les procédures sont beaucoup plus rapides. L’authentification des signataires peut se faire par envoi de pièces justificatives, et la remise des certificats de signature est liée à un code crypté. Celui-ci est transmissible par mail, sms ou clé USB.

La signature électronique assure la sécurité et l’archivage des documents

La signature électronique permet de mener à son terme le processus de dématérialisation des documents au sein de l’entreprise, en assurant leur sécurité et leur archivage. En effet, un contrat par exemple, existe en autant de versions originales numériques que nécessaire. Ainsi, il peut être dupliqué pour être stocké en ligne ou sur des supports physiques, ce qui rend peu probable sa perte ou sa destruction.

Également, la signature cryptographique permet d’appliquer aux contrats et documents originaux dont la valeur juridique reposait auparavant sur la signature manuscrite, les mêmes méthodes d’archivage électronique et de sauvegarde que tous les autres documents numériques.

Cette technologie permet de réaliser diverses économies

La numérisation des documents couplée à l’utilisation de la signature numérique permet de réaliser des économies de temps et d’argent. Vous pouvez ainsi :

• économiser du papier en signant un document sans l’imprimer,
• économiser des timbres en envoyant vos documents par e-mail,
• réduire vos déplacements en signant un document sans rencontrer le co-signataire,
• simplifier et supprimer l’archivage papier en conservant tout document au format numérique