Choisir une salle de réunion adaptée à vos besoins


Le choix d’une salle de réunion ne doit pas être pris à la légère. L’organisation d’une formation ou d’un séminaire ne peut se faire que dans un local adapté. 5 éléments doivent donc être pris en considération avant de signer un contrat de location de salle de réunion à Paris 8.

Vérifier le niveau de « standing » et l’ambiance qui règne dans la salle

Selon que vous organisez une réunion professionnelle, ou une rencontre atypique ou décontractée, la salle doit correspondre à l’ambiance que vous voulez créer. Opter pour un centre d’affaires peut être une solution adéquate dans le premier cas, tandis qu’un espace de coworking serait plus approprié pour le second.

Choisir une salle de réunion adaptée à vos besoins


Ne jamais négliger la taille de la salle ainsi que les équipements fournis

Une fois que vous avez pris connaissance du nombre des participants à l’événement, vous pourrez facilement trier les salles disponibles. Veillez à ce que l’espace que vous avez choisi ne soit pas surdimensionné ou trop étroit pour accueillir vos invités.

De même, vérifiez si les équipements indispensables pour le bon déroulement de votre réunion sont disponibles, que ce soit le tableau blanc, le vidéoprojecteur ou encore la connexion internet.
Pendant les périodes estivales, misez sur les locaux climatisés ou les espaces extérieurs.

Bien organiser la journée

En fonction de votre programme de la journée, vous pourrez déterminer avec précision quels sont vos besoins réels. Si vous prévoyez des ateliers en sous-groupes, une salle modulable pourrait vous convenir.

Dans certains cas, il est possible de commander un « pack conférence » incluant la fourniture de bloc-notes et de stylos, etc. Certains prestataires proposent même des pauses café avec des viennoiseries; des services de restauration ou même un hébergement pour les ateliers qui s’étalent sur plusieurs jours.

Quid de la localisation de la salle de réunion ?

Tout dépend de vos objectifs, mais portez une attention particulière à la durée du trajet pour arriver à la salle. Non seulement celle-ci doit être accessible; mais le local doit également offrir des places permettant aux participants de garer leurs voitures.

La tarification

Le tarif proposé peut être global tout comme le prestataire peut proposer un prix par participant. Demandez un devis si vous prévoyez une location de salle de réunion et pensez à réserver le plus tôt possible.