Comment choisir son application de gestion d’association ?
Lorsque vous vous mettez en quête d’un logiciel de gestion, vous devez garder à l’esprit qu’il en existe des bons, mais également des moins bons. Toutefois, il faut reconnaître que la différence peut parfois être un peu difficile à faire pour des personnes qui ne s’y connaissent pas réellement. C’est la raison pour laquelle, nous avons décidé de vous présenter ici les critères sur lesquels vous devez vous baser pour faire un choix adéquat d’application de gestion d’association. Suivez donc cet article !
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La facilité de l’utilisation de l’application
La première des choses à laquelle vous devez penser lorsque vous choisissez une application pour la gestion de votre association est sa simplicité d’utilisation. En effet, il faut qu’elle soit accessible à tout le monde, et pas seulement aux personnes particulièrement douées en informatique.
C’est la facilité de la prise en main du logiciel qui donnera envie de l’utiliser. Assurez-vous-en donc. Il faudra aussi que le logiciel comprenne de nombreux liens et raccourcis. Il devra aussi être capable d’accompagner au maximum chaque utilisateur à travers des vidéos explicatives et la fourniture d’un centre d’aide.
Veillez également à ce que son usage ne représente aucune perte de temps pour les utilisateurs. Accordez donc une attention particulière à sa rapidité. Le mieux serait également qu’il puisse aisément et correctement être intégré à tous les outils bureautiques et informatiques qui existaient déjà au sein de votre association.
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Le type de l’application
Lorsque vous êtes à la recherche de l’application de gestion de votre association, vous devez savoir que deux choix s’offrent généralement à vous. Il s’agit des logiciels personnalisés et de ceux préconçus. Ces derniers ont l’avantage de déjà exister. En revanche, si vous trouvez qu’aucun de ceux que vous consultez ne vous correspond, vous avez une seconde option qui s’offre à vous.
Elle consiste à se tourner vers les logiciels personnalisés. Pour cela, vous devrez faire appel à un professionnel. Il aura pour mission de mettre au point un logiciel qui sera adapté de façon spécifique à vos exigences et à vos besoins.
Le coût
Dans le choix de votre logiciel de gestion, le coût est un critère d’une grande importance. Si vous souhaitez être sûr qu’il n’est pas supérieur au budget dont vous disposez, vous devrez faire une évaluation globale de ce que vous serez appelé à débourser. Ne commettez toutefois pas l’erreur de croire que cette estimation se limitera uniquement au coût de création ou d’acquisition de l’application.
En réalité, elle devra également se baser sur des dépenses annexes telles que celles qui seront faites en matière d’installation, d’entretien, de formation et d’implémentation de paramètres. L’idéal est de toujours prévoir le plus de dépenses possible afin de ne pas vous retrouver par la suite avec de mauvaises surprises sur le plan financier.
Ainsi, pour faire un bon choix de logiciel de gestion d’association, vous devez vous baser sur les trois critères suivants : le coût, le type d’application ainsi que sa facilité d’usage.
- Gestion des membresLe sytème permet de garder l’information variée sur les membres de votre organisation: données personnelles (lieu de naissance, date de naissance), quelques coordonnées, quelques adresses, quelques photos, informations bancaires. En plus il y a des champs additionnels tels que tuteurs, information sur l’assurance et histoire de tous laissez – passer acquis par le membre. Tous les cours ont les propriétés suivantes: titre, description, catégorie, début, fin, salle, instructeur etc. Pour chaque cours on peut ranger des participants et contrôler des places libres. Les cours peuvent être présentés en facture jointe ou la facture peut être émise pour le cours séparé. Le système assure la gestion des forfaits des membres, l’émission automatique des factures – génération automatique des factures avant le début ou après la fin de la période de facturation. Le débit direct de SEPA peut être généré des factures existées dans le programme. Ils peuvent être sauvegardés en XML – fichier et utilisés pour prélèvement automatique des sommes d’argent en banque en ligne. Les factures choisies seront marquées comme “payé” et les paiements correspondants seront générés. Le programme a des données statistiques et diagrammes diversifiés tels que le nombre des membres actifs ou le montant des factures émises.
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- La simplicité d'utilisation est primordiale pour choisir une application de gestion d'association.
- Vous avez le choix entre des logiciels préconçus et des logiciels personnalisés.
- Le coût global, incluant les dépenses annexes, est un critère important à prendre en compte.
